13 mẹo quản lư thời gian
(Dân trí) - Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn? Nếu thế, bạn không phải là người duy nhất có mong muốn này. Tất cả chúng ta đều muốn làm việc đạt năng suất và hiệu quả cao nhất nhưng tất nhiên cũng chẳng ai muốn dành toàn bộ thời gian quư báu vào công việc.
Quản lư thời gian cũng là cách để quản lư chính bản thân bạn. V́ vậy, trong phần tiếp sau của bài viết, chúng ta sẽ cùng nhau t́m hiểu về cách thức làm việc có tổ chức hơn, biết duy tŕ độ tập trung và tận dụng tốt nhất có thể quỹ thời gian của bạn.
Tuân thủ kế hoạch đă đặt ra
1. Lên danh sách việc cần làm
Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường xuyên. Với danh sách nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc ǵ. Luôn mang theo danh sách này bên ḿnh, có thể lưu trong thiết bị cầm tay (như di động, PDA, v.v.) hoặc sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dự án, chương tŕnh dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung chung, đại khái.
2. Ước tính thời gian thực hiện các công việc
Cần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày đáo hạn để hoàn thành. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm một số việc khác, chẳng hạn, bạn có thể lướt net t́m kiếm thông tin trong khi chờ cuộc họp sắp diễn ra.
3. Tự ḿnh đặt kỳ hạn cho ḿnh và nghiêm túc tuân thủ
Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của ḿnh, bạn cần tính toán hết sức thực tiễn và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất cứ việc ǵ cũng phải dành cho một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Đă bao giờ bạn thấy ḿnh phải đọc báo cấp tốc, đưa ra các quyết định công việc ngay trước kỳ nghỉ hay vội vàng hoàn thành những nhiệm vụ được giao?
Dù rằng ai trong chúng ta cũng đều có trăm công ngh́n việc phải làm và chịu chung áp lực nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hoá hơn trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của ḿnh.
Tránh lăng phí thời gian
4. Tận dụng thời gian thông minh
Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận các cuộc gọi khác thay v́ mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc. Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bất kỳ. Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai...
5. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp
Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà c̣n phải ngăn nắp ngay với các file, các thư mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời gian để t́m kiếm những thông tin đă không c̣n tồn tại trong kho dữ liệu máy tính của họ. Về điều này, bạn có thể học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”.
6. Tránh bị ngắt quăng công việc
Nếu pḥng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ thi hành “chính sách” mở cửa với tất cả mọi người th́ sẽ có lúc bạn không c̣n đủ thời gian để nghe hết các câu hỏi cũng như thắc mắc của họ. Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúc bạn đang bận, đừng ngần ngại đề nghị họ trở lại gặp bạn lúc khác.
Luôn đảm bảo tiến độ công việc
7. Cộng tác và hợp tác
Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn tất đúng hạn mà không có bất cứ tŕ hoăn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy nghĩ này. V́ vậy, để đảm bảo nhất, hăy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lư bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá tŕnh thực hiện. Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày 25 th́ hăy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23.
8. Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khác
Nếu bạn đă giao việc ǵ cho người khác, hăy cứ để họ tự do hành động trừ khi bạn có trách nhiệm cần phải giám sát nó. Trong cuộc sống, có không ít người phung phí thời gian vàng ngọc vào việc ngồi nghe hay đọc các bản báo cáo của người khác. Nếu các trách nhiệm công việc đó không ảnh hưởng tới nhiệm vụ hàng ngày của bạn, tới các mục tiêu sự nghiệp của bạn th́ bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bày tỏ sự quan tâm qua việc tṛ chuyện, khuyến khích đồng nghiệp mà thôi.
9. Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham gia
Bạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc họp nào không. Nếu cần họp, bạn phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể cả lúc bắt đầu và kết thúc cuộc họp. C̣n nếu bạn không nhất thiết phải tham gia, bạn có thể hỏi riêng sếp là liệu bạn có thể được miễn dự họp hay không từ trước.
Duy tŕ mục tiêu của bạn
10. Luôn tạo sự bận rộn cho ḿnh
Bạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho ḿnh, thậm chí có hai hoặc thêm nữa c̣n tốt hơn. Bằng cách đó, bạn có cơ hổi chuyển đổi công việc và tập trung vào được nhiều thứ khác nhau. Cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn luôn có công việc để làm, nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn, linh hoạt và luôn tươi mới.
11. Biết lựa chọn công việc tham gia
Hăy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công ty và tận dụng tối đa được các khả năng của bạn. Có nhiều lư do để bạn có thể từ chối một đề nghị hay yêu cầu mà bạn cho là không cần thiết, những người thành công trong sự nghiệp luôn là những người biết nói “không” đúng lúc.
Hăy tự hỏi bản thân, “công việc này có giúp ích ǵ cho sự nghiệp của ḿnh không?” và “Liệu ḿnh có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?” Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm t́nh cũng như sự tôn trọng của mọi người. Đừng khiến bạn quá tải trong một đống công việc để rồi tá hoả lên khi không thể hoàn thành bất cứ điều ǵ.
12. Đừng tŕ hoăn việc ǵ
Tŕ hoăn những công việc chẳng hay ho ǵ vốn là bản tính của con người. Để tránh điều này, bạn cần lập kế hoạch làm những phần việc vui vẻ bên cạnh những phần “không vui vẻ mấy”.Chẳng hạn, nếu không thích tính toán, bạn có thể sắp xếp phần việc này vào buổi sáng, thời gian bạn minh mẫn và sảng khoái nhất, ít khi cảm thấy nản ḷng, khó chịu trước công việc.
Nếu bạn vẫn cứ tiếp tục tŕ hoăn mọi việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn được giao, có lẽ bạn nên tự ḿnh xem xét lại công việc hiện thời, các mục tiêu đă đặt ra, t́nh trạng sức khoẻ cũng như mức độ quan tâm tới công việc của bạn. Tŕ hoăn thường xuyên tới mức thành thói quen thường là biểu hiện của sự bất măn, không vừa ḷng với thực tại.
13. Biết tự thưởng bản thân
Biết quản lư thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó c̣n liên quan tới chuyện lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giăn, giải lao, lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất. Hăy tự biết thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản chỉ là thư giăn đôi chút với một tách cà phê sau khi đọc xong bản báo cáo kỹ thuật hay lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi cùng gia đ́nh sau khi hoàn tất một công việc...
Tận dụng thời gian để thành công
Bạn cần hết sức kiên quyết trong vấn đề chú trọng việc tận dụng thời gian trong công việc. Nên tránh thái độ tŕ hoăn, duy tŕ mức độ tập trung cao nhất và rèn luyện khả năng tổ chức tốt công việc, làm được như thế, bạn sẽ khiến các cộng sự ghi nhận năng lực cũng như tôn trọng bạn. Thành công sẽ đến với những người chăm chỉ làm việc và biết quản lư tốt quỹ thời gian vàng ngọc của ḿnh.
(Theo: Askmen.com)
|
