Một cái nh́n vào bên trong sự giao tiếp
Tại sao các kỹ năng giao tiếp lại quan trọng như vậy:
Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp. Đây là quá tŕnh liên quan đến cả người gửi và người nhận thông điệp. Quá tŕnh này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần khác tham gia vào quá tŕnh này. Điều này tạo nên những rối loạn không cần thiết và giảm hiệu quả.
Thực tế th́ một thông điệp chỉ thật sự thành công khi cả người gửi và người nhận điều lĩnh hội nó theo cùng một cách.
Bằng cách truyền đạt được thông điệp của ḿnh đi một cách thành công, bạn đă truyền đi được suy nghĩ cũng như ư tưởng của ḿnh một cách hiệu quả. Khi không thành công, những suy nghĩ, ư tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp.
Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của một công ty với hơn 50000 nhân viên, người ta đă cho rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố mang tính quyết định trong việc tuyển chọn một người quản lư. Cuộc điều tra do trường Đại học Thương mại Pittsburgh của đă chỉ ra rằng các kỹ năng giao tiếp bao gồm cả việc tŕnh bày nói và viết cũng như khả năng lam việc với người khác là những yếu tố chính tạo nên thành công trong nghề nghiệp.
Mặc dù càng ngày người ta càng nhận thức rơ hơn về tầm quan trọng của các kỹ năng giao tiếp, nhiều cá nhân vẫn đang chật vật v́ điều này, họ không thể trao đổi những suy nghĩ và ư tưởng của họ một cách hiệu quả - cả ở dạng nói hay viết. Sự hạn chế này khiến họ gần như không thể thể hiện được hết khả năng của ḿnh trong công việc cũng như không tiến thân được.
Truyền đạt được thông điệp của ḿnh là yếu tố tối quan trọng để phát triển. Để làm được điều này, bạn phải hiểu thông điệp của ḿnh là ǵ, đối tượng của thông điệp đó là ai, và thông điệp đó sẽ được lĩnh hội như thế nào. Bạn cũng cần phải cân nhắc bối cảnh xung quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của ḿnh ví dụ như t́nh huống thực tế hay bối cảnh văn hóa.
Các kỹ năng giao tiếp - Tầm quan trọng của việc loại bỏ những rào cản:
Những rào cản trong giao tiếp có thể phát sinh trong bất kỳ giai đoạn nào của quá tŕnh giao tiếp (bao gồm người gửi thông điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền thông điệp, người nhận thông điệp, và những phản hồi lại thông điệp – xem biểu đồ bên dưới) và có nguy cơ gây nên sự hiểu lầm và lẫn lộn.
Chú giải: The Communications Process: Quá tŕnh giao tiếp
Sender: Người gửi thông điệp
Message: Thông điệp
Channel: Kênh truyền thông điệp
Receiver: Người nhận thông điệp
Feedback: Những phản hồi
Context: Bối cảnh
Để giao tiếp có hiệu quả và truyền đạt được thông điệp của ḿnh mà không bị hiểu lầm hay lúng túng, bạn phải cố gắng hạn chế những ảnh hưởng của các rào cản ngay trong mỗi bước của quá tŕnh bằng cách giao tiếp một cách rơ ràng, mạch lạc, chính xác trên cơ sở có chuẩn bị chu đáo. Chúng tôi tuân theo các bước sau:
Người gửi...
Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho ḿnh sự tin tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thồn điệp.
Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của ḿnh (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của ḿnh tới). Việc không hiểu người mà ḿnh sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai.
Thông điệp...
Tiếp theo, hăy để tâm đến thông điệp của bạn. Các h́nh thức giao tiếp qua viết, nói hay các h́nh thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lư luận, những ǵ được giao tiếp và những ǵ không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn. Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và t́nh cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lư của nó và yếu tố t́nh cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút t́nh cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.
Kênh truyền đạt thông điệp...
Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói th́ bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết th́ bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.
Người nhận thông điệp...
Những thông điệp sau được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ ǵ là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi. Hăy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá tŕnh này với những ư tưởng và t́nh cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó. Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành động một cách hợp lư.
Những phản hồi...
Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các h́nh thức khác đối với thông điệp của bạn. Hăy chú ư sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rơ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không.
Bối cảnh...
T́nh huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh. Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).
Loại bỏ các rào cản trong mỗi bước của quá tŕnh
Để truyền đạt thông tin có hiệu quả, bạn phải cố phá bỏ những rào cản tồn tại trong mỗi bước của quá tŕnh giao tiếp.
Hăy bắt đầu với chính thông điệp của bạn. Nếu thông điệp của bạn quá dài ḍng, không có tổ chức chặt chẽ, hoặc có những thiếu sót th́ nó có thể bị hiểu sai hoặc dịch sai. Việc sử dụng không tốt ngôn ngữ khi nói cũng như các cử chỉ khi nói cũng có thể gây nên điều tương tự.
Những rào cản trong bối cảnh có thể phát sinh do người tiếp nhận đưa ra quá nhiều thông tin trong thời gian quá ngắn. Khi có cảm giác như vậy, ít thựng tốt hơn là nhiều. Tốt nhất là hăy chú ư đến yêu cầu về thời gian của người khác, đặc biệt là trong xă hội bận rộn ngày nay. Một khi bạn hiểu điều này, bạn phải làm quen để hiểu được nền văn hóa của người tiếp nhận thông điệp, hăy đảm bảo bạn có thể chuyển đổi và truyền đạt thông điệp của ḿnh tới những người có nền tảng khác nhau, từ những nền văn hóa khác nhau.
(Theo: Sưu tầm)
|
